8 BÍ QUYẾT ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP ONLINE ĐẲNG CẤP QUỐC TẾ
Thế giới ngày nay có quá nhiều biến động đòi hỏi chúng ta phải có khả năng thích ứng cao với hiện tại nhưng cũng cần luôn tập trung cho tương lai.
Doanh nhân là những người có khả năng thiên bẩm về khả năng thích ứng, và sau đây là chia sẻ của các anh chị về bí quyết để điều hành một buổi họp online đẳng cấp quốc tế.
Những điều cần lưu ý về chuẩn bị:
1. Tâm thái của người điều hành, chủ động tương tác, đặt câu hỏi để gây sự chú ý của tất cả người tham dự.
2. Nên chuẩn bị kỹ, các nội trước khi buổi họp diễn ra. Tôi thường hình dung trong đầu trước khi cuộc họp diễn ra và tôi sẽ nói câu gì, đặt câu hỏi nào để người tham dự tập trung và nói câu gì tiếp theo ... việc này giúp cho tôi định hướng não bộ tập trung năng lượng và tâm trí mình vào cuộc họp.
3. Đừng quên check list, mỗi ban trong chapter có một chức năng riêng, các anh chị cũng đã biết cách làm nên chủ tịch cần check list trước 24h; Tất cả các slide cần được lưu ở ít nhất 3 người để tránh tình trạng mạng bị lác, hoặc mất mạng itnernet cũng ko gián đoạn cuộc họp.
4. Vì tính chất buổi họp online cho nên yêu cầu đòi hỏi một kỹ năng rất quan trọng của người điều hành đó là phải có năng lượng cao, và sự tự tin. Cả hai điều này đến từ kiến thức mà bạn thành thạo và khả năng xử lý vấn đề thông qua những trải nghiệm thực tế. Có nhiều khi sự hài hước là một lợi thế của bạn, nhưng nếu không có bạn cũng hoàn toàn có thể làm chủ được buổi họp bằng việc chuẩn bị kỹ từng chi tiết theo check list.
5. Trong thời gian diễn ra cuộc họp không nên bị phân tâm quá nhiều bởi điện thoại hoặc các phương tiện khác, bạn chỉ kết nối với ban điều hành bằng một kênh được thống nhất để cập nhật tình hình buổi họp mà thôi.
6. Nên bố trí các ban trong ban điều hành chịu trách nhiệm phối hợp với nhau một cách nhuần nhuyễn để bọc lót cho các hoạt động của buổi họp diễn ra trôi chảy.
7. Yếu tố quan trọng nhất của một buổi họp chuyên nghiệp đó chính là sự ăn khớp giữa nhạc trưởng tài năng và các nhạc công để tạo nên một bản hoà nhạc như một phiên giao dịch kinh doanh tràn đầy cảm xúc, đầy kết nối, và hiệu quả.
8. Một phần quan trọng tạo nên buổi họp thành công đó chính là sự tập trung của các thành viên, đảm bảo những yếu tố rất nhỏ nhưng luôn gây ấn tượng mạnh với khách mời đó là phần thuyết trình hàng tuần và bài business show case. Bí mật của phần này là không có gì bí mật, chỉ là tuân thủ đúng quy trình tự nó sẽ hay như nó là như thế.
Tôi tin vào anh chị, chúng ta tin vào hệ thống, mọi thách thức làm cho chúng ta giỏi lên mỗi ngày.
Biết ơn những điều xảy ra hôm nay để chúng ta đoàn kết và nắm chặt tay nhau vượt qua trở ngại và trở nên khôn lớn trưởng thành.
Nancy Quyen
Hà Nội 10/5/2021
