Hướng dẫn nhiệm vụ của tổng thư ký trong BNI
Tổng Thư ký có trách nhiệm theo dõi, thông báo và thu phí đăng ký mới/ tái gia nhập và phí tham gia; quản lý danh sách diễn giả hằng tuần trên BNI Connect®; giới thiệu diễn giả; theo dõi và thu phí thuê địa điểm (nếu có); cung ứng tài liệu và vật tư cần thiết cho Chapter.
Điều kiện để trở thành Tổng thư ký
Đầu tiên, để gia nhập Ban Điều hành, Tổng thư ký cần phải:
- Hoàn thành các nhiệm vụ được liệt kê bên dưới;
- Ký Hợp đồng Ban điều hành về Bảo mật thông tin, Không trục lợi cá nhân và Không cạnh tranh;
- Hoàn thành Khóa đào tạo Ban Điều hành (trên BNI Business Builder và Workshop).
Vai trò, nhiệm vụ của Tổng thư ký
Nhiệm vụ của Tổng thư ký trước buổi họp Chapter hàng tuần
- Có mặt tại buổi họp sớm 15 phút
- Chuẩn bị để buổi họp diễn ra thành công
Chuẩn bị sẵn Danh sách Diễn giả hằng tuần để công bố những diễn giả sắp tới
Chuẩn bị Bảng thông tin thành viên của Diễn giả để sử dụng trong phần Giới thiệu diễn giả
Chuẩn bị sẵn Monthly Membership Dues Report (Báo cáo Phí thành viên hàng tháng) để nhắc nhở những Thành viên sắp tới hạn thanh toán chi phí
Nhiệm vụ của Tổng thư ký trong khi họp
- Kiểm soát thời gian phần Weekly Presentation của Thành viên và phần Giới thiệu Khách mời
Có thể dùng App tính thời gian BNI trên iTunes App Store/Play Store (cho Android)
- Công bố các diễn giả cho 4 tuần kế tiếp
Nhắc nhở: Diễn giả chính cần mang theo Phần thưởng có giá trị tối thiểu 200.000đ vào mỗi tuần
Giới thiệu về từng diễn giả bằng cách sử dụng Phiếu thông tin thành viên của Diễn giả
- Công bố những thành viên sắp hết hạn thành viên trong vòng 60 ngày tới
Công bố những thành viên trễ hạn
Nhắc nhở các thành viên trả phí hoạt động chapter
Nhiệm vụ của Tổng thư ký sau khi họp
- Tham gia cuộc gọi Chapter Success hàng tuần với Giám đốc hỗ trợ (cùng Chủ tịch và Phó Chủ tịch)
- Gửi ngân hành số tiền đã nhận được chuyên dùng để chi trả cho việc ăn uống và thuê phòng họp
- Tiếp tục phân công lịch diễn giả cho thành viên; Nhập chủ đề và ngày thuyết trình của Thành viên vào BNI Connect®
- Đảm bảo có đủ lịch thuyết trình Feature Presentation của Giám đốc hỗ trợ; Thêm ngày vào danh sách phân công diễn giả
NẾU CẦN THIẾT
- Thực hiện các buổi One-to-One với thành viên mới theo Chương trình Định hướng “Passport to Success”
- Thanh toán hóa đơn theo sự chấp thuận của Chủ tịch
Công việc của Tổng thư ký hàng tháng
- Tham gia các buổi họp Chapter Success Meeting hàng tháng
- Báo cáo về Chapter Roster, Phí Thành viên và Ngân sách của Chapter
- Vào buổi họp Chapter cuối cùng của mỗi tháng, cần phối hợp với Thành viên phụ trách Chất lượng thành viên và Thành viên phụ trách Gắn kết Thành viên – Ban thành viên để đảm bảo các Đơn đăng ký Tái gia nhập sắp tới đã được thẩm định
- In Chapter Roster hiện tại từ BNI Connect® và bố trí trên Bàn Trưng bày BNI
- Cân bằng sổ quỹ của Chapter
Công việc của Tổng thư ký hàng năm
- Tạo ngân sách cho Chapter BNI®
- Hỗ trợ việc Đăng ký Đào tạo Ban Điều hành cho Ban Điều hành sắp nhậm chức vào năm sau
- Tham gia vào Quy trình tuyển chọn Ban Điều hành theo sự hướng dẫn của Giám đốc hỗ trợ.
Các công việc khác của Tổng thư ký:
- Báo cáo Phí thành viên hàng tháng
- Lịch phân công diễn giả hàng tuần
- Tài khoản ngân hàng dành cho các hoạt động không liên quan đến BNI®
Đăng ký tham gia chương trình KẾT NỐI KINH DOANH hoàn toàn KHÔNG THU PHÍ để hiểu thêm về BNI cũng như giao lưu gặp gỡ các chủ doanh nghiệp để kết nối cơ hội kinh doanh
Tại sao phải chấp nhận điều tầm thường trong khi xuất sắc cũng là một lựa chọn. Xuất sắc là một lựa chọn dành cho bạn trong BNI Hanoi 2. Cộng đồng BNI sẽ hết mình hỗ trợ bạn và những người mà bạn quen biết để trở nên ngày càng thịnh vượng. Ngày hôm nay hơn bao giờ hết, bạn cần networking. Hơn bao giờ hết, bạn cần BNI.
